Đồng bộ dữ liệu là gì? Vì sao SME rất cần?

Hiểu đúng để không “làm nhiều nhưng vẫn rối”

Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) gặp tình trạng:

• Đơn hàng một nơi

• Kho một nơi

• Kế toán một nơi

• Báo cáo làm thủ công

Mỗi bộ phận đều có dữ liệu, nhưng không dữ liệu nào khớp nhau. Vấn đề cốt lõi không phải thiếu phần mềm, mà là thiếu sự đồng bộ dữ liệu.

1️⃣ Đồng bộ dữ liệu là gì? (Hiểu theo cách đơn giản)

Đồng bộ dữ liệu nghĩa là: Mọi thông tin quan trọng của doanh nghiệp được cập nhật và dùng chung trong một hệ thống. Ví dụ:

• Có đơn hàng → kho tự cập nhật

• Kho thay đổi → số liệu báo cáo thay đổi

• Doanh thu tăng → chủ DN xem được ngay

👉 Không cần nhập lại nhiều lần
👉 Không cần hỏi từng bộ phận

2️⃣ SME thường quản lý dữ liệu như thế nào?

Ở nhiều SME:

• Website có dữ liệu riêng

• Fanpage / sàn có dữ liệu riêng

• Kho quản lý bằng Excel

• Kế toán dùng phần mềm khác

Hệ quả:

• Số liệu không khớp

• Mất thời gian đối soát

• Dễ sai sót

• Chủ DN không nắm được tình hình real-time

3️⃣ Vấn đề gì xảy ra khi dữ liệu không đồng bộ?

Khi dữ liệu rời rạc:

• Báo cáo chậm & thiếu chính xác

• Quyết định dựa trên cảm tính

• Mỗi lần tăng đơn là một lần rối

• Phụ thuộc vào nhân sự giữ dữ liệu

👉 Doanh nghiệp càng lớn, rủi ro càng cao.

4️⃣ Đồng bộ dữ liệu giúp SME được gì?

Khi dữ liệu được đồng bộ:

• Quản lý đơn hàng tập trung

• Kiểm soát kho chính xác

• Báo cáo nhanh & rõ ràng

• Giảm phụ thuộc con người

• Chủ DN ra quyết định nhanh hơn

👉 Đồng bộ dữ liệu giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, không phải chạy theo xử lý sự cố.

5️⃣ SME có cần đồng bộ dữ liệu sớm không?

Câu trả lời là: CÀNG SỚM CÀNG TỐT – nếu làm đúng cách.

Nếu chờ đến khi:

• Dữ liệu đã rối

• Quy trình đã quen làm thủ công

• Nhân sự đã quen cách cũ

👉 Việc đồng bộ sau này sẽ tốn kém và phức tạp hơn rất nhiều.

6️⃣ Sai lầm phổ biến khi SME nói “đồng bộ dữ liệu”

Nhiều SME nghĩ:
❌ Dùng nhiều phần mềm là đồng bộ
❌ Kết nối thủ công là đủ
❌ Đồng bộ chỉ cần cho DN lớn

Thực tế:
👉 Đồng bộ dữ liệu không phải “nối phần mềm”
👉 Mà là xây một nền tảng dùng chung dữ liệu

7️⃣ Đồng bộ dữ liệu trong nền tảng VNSME có gì khác?

Trong nền tảng VNSME, dữ liệu được:

• Đồng bộ ngay từ Website TMĐT

• Kết nối App bán hàng

• Liên thông ERP quản lý vận hành

👉 Mỗi dữ liệu chỉ nhập một lần – dùng cho toàn hệ thống.

Doanh nghiệp có thể:

• Bắt đầu từ Website

• Mở rộng dần sang App, ERP

• Không phải làm lại dữ liệu

8️⃣ SME nên bắt đầu đồng bộ dữ liệu từ đâu?

Vinateks khuyến nghị:

• Bắt đầu từ kênh bán hàng chính

• Chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu

• Chọn nền tảng có khả năng mở rộng

👉 Đồng bộ dữ liệu không phải làm 1 lần,
👉 mà là xây nền móng cho tăng trưởng lâu dài.

📌 Kết luận

SME không thiếu công cụ.
SME thiếu một hệ thống dùng chung dữ liệu.

👉 Không đồng bộ = càng làm càng rối
👉 Đồng bộ đúng = vận hành nhẹ nhàng, dễ mở rộng